Content Actions
- Edit this content (author only)
- Save to del.icio.us
Biên mục Phần mềm thư viện số DSpace (DSpace Cataloguing)
Summary: DSPACE là một bộ phần mềm hỗ trợ giải pháp xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số hóa trên Internet. Nó cung cấp một phương thức mới trong việc tổ chức và xuất bản thông tin trên Internet. DSpace do HP và The MIT Libraries phát triển vào năm 2002, hiện nay có hơn 200 trường đại học và các tổ chức văn hoá sử dụng phần mềm số DSpace để quản lý và chia sẻ nguồn tài nguyên: Sách, Tạp chí, Luận văn và các sưu tập Hình ảnh, Âm thanh và Phim. Đây là một phần mềm mã nguồn mở cho phép các thư viện, các cơ quan nghiên cứu phát triển và mở rộng, tại địa chỉ http://dspace.org.
QUI TRÌNH TẠO LẬP BỘ SƯU TẬP SỐ VỚI DSPACE
Xử lý nhận dạng, nén ảnh, nén phimScan TL, ảnh, PhimSưu tập DowloadTổ chức lưu và đặt tên File theo qui địnhBiên mục vào DSpaceKiểm tra chỉnh sữa, kiểm tra trên Webbrowser Phục vụXử lý và chỉnh sửa Mục đích tạo Bộ sưu tập số DSPACEDo điều diện cần đưa vào hướng dẫn biên mục DSpace nên trong tài liệu này chỉ giới thiệu các trường biên mục, các ghi chú và các qui định đặt tên File cũng như hướng dẫn biên mục tài liệu cho DSpace từ nguồn tài liệu hoàn chỉnh sưu tập trên Internet. Phần Scan và nhận dạng tài liệu cũng như âm thanh và phim chưa được đề cập trong tài liệu này. Trong thời gian tới qui trình này sẽ được hoàn chỉnh với các qui định về Scan và các kỹ thuật hỗ trợ trong số hóa tài liệu biên mục cho sưu tập số DSpace.
I/ QUI ĐỊNH CÁC TRƯỜNG BIÊN MỤC TRONG DSPACE:
Dspace sử dụng Metadata gồm 15 trường Dublin Core. Trong các trường còn có các trường con để biên mục chi tiết cho tài liệu. Tùy vào từng lại hình tài liệu mà chúng ta sử dụng các trường chính và các trường con cho phù hợp.
- DC. Creater (Tác giả):
- DC. Title (Nhan đề):
- DC. Subject (Chủ đề):
- DC. Contributor (Cộng tác, đóng góp)
- DC. Date (Năm xuất bản):
- DC. Publisher (Nhà xuất bản):
- DC. Description (Trích dẫn, trích yếu nội dung):
- DC . Series/no (Tùng thư/ số từng thư)
- DC. Identifiers (Nhận dạng)
- DC. Type (Kiểu tài liệu)
- DC. Language (Ngôn ngữ)
- DC. Format (Định dạng)
- DC. Coverage (Liên kết toàn văn)
- DC. Source (Nguồn tài liệu)
- DC. Right (Quyền tác giả)
Biên mục tất cả các trường trong Dspace theo chuẩn biên mục AACR2 và ngoài ra khi biên mục các trường còn tuân thủ các qui định sau để bảo đảm tính thống nhất trong biên mục cho các cá nhân tham gia biên mục.
1. Trường tác giả Creater/Author :
- Tác giả Việt Nam ex: Nguyễn Thanh Hùng
Last nameFist name (bao gồm Midle name)
| Nguyễn | Thanh Hùng |
- Tác giả nước ngoài ex. John M. Smith
Last nameFist name
| Smith | John M. |
- Tài liệu có nhiều tác giả: nhập tối đa 3 tác giả.
- Tài liệu có tác giả tập thể là cơ quan : Nhập nguyên tên tác giả tập thể vào trường Last name đầu tiên.
Last nameFist name (bao gồm Midle name)
| Viện Cơ học |
- Tài liệu Văn học tác giả là Bút Danh: Nhập Bút danh tác giả vào trường Last name đầu tiên
Last nameFist name (bao gồm Midle name)
| Khái Hưng |
2. Trường nhan đề Title: nhập nhan đề chính tài liệu (Format Unicode, Size Default, not Bold, not Italic). Ví dụ:
- Giáo trình kỹ thuật lập trình nâng cao.
- Parallel and Distributed Programming Using C++.
- Nếu có nhan đề song song thì sử dụng dấu (=), Phân biệt rõ nhan đề song song và nhan đề khác.
- Nếu có nhan đề khác thi dùng thêm trường Other Title .
- Tuân thủ đúng nguyên bản của nhan đề về viết tắt hay viết in hoa, không tùy tiện viết tắt hay viết in hoa trong nhan đề theo cảm tính của cá nhân biên mục.
3. Năm xuất bản Date:
Chỉ sử dụng cho năm xuất bản tài liệu, không dùng ngày tháng (không phải năm Upload tài liệu). Ví dụ: 2001, 2007.
Một số tài liệu không có năm xuất bản mà được tổ chức nào đó xuất bản bản điện tử thì ta lấy năm xuất bản của bản điện tử.
4. Nhà xuất bản Publishing: Chỉ nhập tên nhà xuất bản. Ví dụ
- Khoa học Kỹ thuật
- TP.HCM
- VDC Media
- ĐH Quốc gia TP.HCM …
5. Trường Serier/ Paper no: Chỉ dùng cho các ấn phẩm xuất bản liên tục theo một serier nào đó hay tạp chí
- Tên Series dùng biên mục đúng với tên Series tài liệu (Viết thường).
- Tủ sách tin học cho mọi người
- Số Series:
- Sách nếu có: Số thập phân
- Tài liệu hội nghị - Hội thảo: Số Section
- Xuất bản phẩm định kỳ: Vol, số, năm (Vol 32, Số 1, Năm 2006)
6. Keyworl/ Subjects: Sử dụng LC Subject Heading (LCSH) theo cấu trúc và nguyên tắc chuẩn. Ví dụ:
- Pascal (Ngôn ngữ lập trình máy tính)
- Đóng/mở ngoặc không khoảng cách
- Tin học -- Học hỏi và giảng dạy
- Phân cách Tiêu đề chính và Tiểu phân mục bằng dấu cách giữa đôi cách khoảng đầu và cuối
- Lịch sử Việt Nam -- 1930-1945
- Nguyễn Du, 1766-1820 -- Tác giả, tác phẩm
7. Identifiers. (Tuỳ chọn tuỳ theo tài liệu nhập vào sách hay tạp chí)
| ISSN |
| ISBN |
| URI |
| …. |
8. Type (Tuỳ chọn tuỳ theo lại hình tài liệu nhập vào)
| Presentation |
| Book |
| Article |
| Software |
| Video |
| ….. |
9. Language (Tùy chọn) tài liệu tiếng Việt dùng Other..
| English |
| French |
| Italian |
| Germany |
| Other.. |
II/ QUI ĐỊNH CẤU TRÚC
1. Qui định đặt tên và cấu trúc File
Tài liệu trong bộ sưu tập được đặt tên File theo cấu trúc
Tên bộ sưu tập chính (2 ký tự đầu Tiếng Anh)/ tên ngành (3 ký tự đầu tiếng Anh)/số thứ tự (4 số 0).
Sự phân chia các Collection hay Sub-Community phù thuộc vào khối lượng tài liệu biên mục vào sau này (mang tính dự đoán).
- Đại học Quốc gia TP.HCM levnu0000
- SÁCH ĐIỆN TỬ
- Bách khoa toàn thư - Từ điển(ebenc0000)
- Báo chí (ebnew0000)
- Địa lý(ebgeg0000)
- Lịch sử (ebhis0000)
- Ngôn ngữ (eblan0000)
- Tâm lý học (ebpsy0000)
- Thư viện - Thông tin (eblib0000)
- Tin học (ebcom0000)
- Tôn giáo(ebreli0000)
- Triết học (ebphi0000)
- Văn học
- Văn học Việt(eblev0000)
- Văn học nước ngoài(eblew0000)
- Hóa học (ebche0000)
- Khoa học trái đất(ebear0000)
- Sinh vật học(ebbio0000)
- Toán học (ebmat0000)
- Thiên văn học(ebast0000)
- Vật lý học (ebphy0000)
- Công nghiệp chế tạo (ebman0000)
- Công nghiệp hóa chất(ebchc0000)
- Điện - Điện tử (ebele0000)
- Kỹ thuật(ebtec0000)
- Xây dựng(ebcon0000)
- Y học(ebmed0000)
- Nông nghiệp(ebagr0000)
- Chính trị (ebpol0000)
- Giáo dục (ebedu0000)
- Kinh tế (ebeco0000)
- Luật (eblaw0000)
- Môi trường(ebenv0000)
- Xã hội học(ebsoc0000)
- Phong tục tập quán(ebcus0000)
- Mỹ thuật - Nghệ thuật giải trí
- Âm nhạc(ebmus0000)
- Hội họa(ebpai0000)
- Kiến trúc(ebarc0000)
- Nhiếp ảnh(ebpho0000)
- Thể thao(ebspo0000)
- HỘI NGHỊ - HỘI THẢO
Chia sưu tập theo ngành và lĩnh vực như sách, đặt tên theo cấu trúc (co + 3 ký tự đầu tiếng Anh lĩnh vực hay ngành + 0000). Ví dụ:
- Khoa học tự nhiên (conat0000)
- Khoa học xã hội(cosoc0000)
Chia sưu tập theo ngành và lĩnh vực như sách, đặt tên theo cấu trúc (re + 3 ký tự đầu tiếng Anh lĩnh vực hay ngành + 0000). Ví dụ:
- Khoa học tự nhiên (renat0000)
- Khoa học xã hội(resoc000)
- TÀI LIỆU DỰ ÁN
Chia sưu tập theo đơn vị chủ trì dự án, đặt tên theo cấu trúc (pr + 3ký tự đầu tiếng Anh + 0000). Ví dụ:
- Đại học Quốc gia(prvnu0000)
- Thư viện Trung tâm(prlib0000)
- Dự án của các trường thành viên …
- TẠP CHÍ
Chia sưu tập theo lĩnh vực và ngành, Trong đó từng tên tạp chí sẽ đặt tên theo cấu trúc (se +3 ký tự đầu tiếng Anh + 0000). Ví dụ:
Khoa học tự nhiên
- Tạp chí toán học (semat0000)
Trong đó 4 số 0 tập sử dụng cho số và Năm
- Tạp chí hóa học(seche0000)
Ngoài ra nếu tài liệu còn mang tính đặt thù riêng như các tạp chí của ĐHQG TP.HCM xuất bản chúng ta cũng có thể chia riêng một Community sau đó các Collection là tên các tạp chí.
Tạp chí của ĐH Quốc gia xuất bản
Tạp chí Phát triển khoa học và Công nghệ (sedev0000)
- Vol 10, Số 01, 2007 (sedev0107)
- Vol 10, Số 02, 2007 (sedev0207)
(Trong đó các bài của cùng một số sử dụng tên File chia nhỏ theo thứ tự bài trong mục lục)
Bài 1:(sedev0107-01)
Bài 2: (sedev0107-02)
Chia sưu tập theo từng trường thành viên ĐHQG TP.HCM sau đó phân chia theo ngành và đặt tên theo cấu trúc (th + 3 ký tự đầu tiếng Anh ngành + 0000)
- ĐH Khoa học Tự nhiên.
- Toán học(thmat0000)
- Vật lý học (thphy0000)
- ĐH Khoa học Xã hội và nhân văn.
- ĐH Bách khoa.
III/ CÁC GHI CHÚ
Tài liệu File Format PDF: 1 tài liệu nếu gồm nhiều file PDF, sử dụng tên File cho từng File vẫn sử dụng cấu trúc 9 ký tự cho file đầu tiên, các file khác dùng chia nhỏ theo sau gạch ngang giữa (-) Ví dụ:
- ebcom0001(Giới thiệu)
- ebcom0001-01(Chương 1)
- ebcom0001-02(Chương 2)
- ebcom0001-03(Chương 3)
- ….
Khí upload file sử dụng trường Description để nhập (Giới thiệu, chương 1…)
Files in This Item:
Top of Form
Bottom of Form
- Tài liệu File Format CHM
Chọn Format Option (Format Not in List) trong trường Format File tuỳ chọn và nhập CHM trong trường Format File bên dưới > chọn Submit.
If the format is not in the above list, describe it in the format below. Enter the name of the application you used to create the file, and the version number of the application (for example, "ACMESoft SuperApp version 1.5").
| File Format: | CHM |
- Tài liệu File Format HTML
- Trường hợp File HTML kèm theo hình.
Sau khi Upload File chính HTML, đánh dấu chọn trong Primary Bitstream và sau đó Upload tiếp các File hình kèm theo trong Folder File Image đã lưu > Chọn Submit.
Top of Form
Bottom of Form
| Primarybitstream | File | Size | Description | File Format | |
| butnback.gif | 213 bytes | None | GIF (known)(known) | ||
| ebcom000.html | 30724 bytes | Index | HTML (known)(known) |
- Trường hợp tài liệu gồm nhiều File HTML kèm theo hình. Sau khi Upload File chính HTML, đánh dấu chọn trong Primary Bitstream và tiếp tục upload các File HTML khác và các File hình kèm theo trong Folder file Image đã lưu > chọn Submit.
| Primarybitstream | File | Size | Description | File Format | |
| blannext1.gif | 3301 bytes | Image | GIF (known)(known) | ||
| blanprev.gif | 3310 bytes | Image | GIF (known)(known) | ||
| ch2.htm | 148606 bytes | Chương 2 | HTML (known)(known) | ||
| ch1.htm | 99177 bytes | Chương 1 | HTML (known)(known) | ||
| ebedu0003.htm | 12739 bytes | Giới thiệu | HTML (known)(known) | ||
| blanprev.gif | 3310 bytes | Image | GIF (known)(known) |
Lúc hiển thị trên giao diện View Item Record, DSpace chỉ hiển thị File HTML chính các file đính kèm không hiển thị. Nhưng khi Link vẫn đến được các file nội dung đó.
 Figure 1 |
III/ THỰC HÀNH BIÊN MỤC SƯU TẬP SỐ DSPACE
1. Đăng nhập biên mục trong DSpace
Muốn đăng nhập vào hệ thống biên mục của DSpace, bạn phải được đăng ký vào hệ thống và được cấp 1 tài khoản trong hệ thống (thông qua người quản trị)
 Figure 2 |
 Figure 3 |
Từ trang chủ của DSpace trên giao diện web chọn My DSpace, hệ thống sẽ kích họat của sổ Log in to DSpace (H.1) đăng nhập vào DSpace bằng địa chỉ Email và Password, hệ thống biên mục DSpace sẽ cho phép bạn thực hiện các thao tác biên mục.
- Tạo lập Top-Level Community và Sub-Community
Muốn tạo lập 1 Top-Level Community từ giao diện Admin Tool Click chọn Create Top-Level Community, giao diện Create Community hiện ra (H.2).
 Figure 4 |
 Figure 5 |
- Trường Name Nhập tên Top-Level Comminity ex “LUẬN ÁN”
- Trường Short Discription: Mô tả ngắn gọn về nội dung.
- Trường Logo: cho phép Upload Logo hay hình ảnh tượng trưng cho Community.
- Nhấp chọn Create cuối trang để hoàn thành
Tương tự muốn tạo 1 Sub-Community trong Top-Level Community ta Click chọn Top Level Community và thực hiện: Từ thanh Admin Tool ta chon Creat Sub- Community, giao diện Cerate Community hiện ra (H.3)
 Figure 6 |
 Figure 7 |
- Trường Name Nhập tên Sub-Comminity. Ví dụ: Trong Top-Level Community “LUẬN ÁN” Ta tạo 2 Sub-Community “LUẬN ÁN TIẾN SỸ”, “LUẬN VĂN THẠC SĨ”
- Trường Short Discription: Mô tả ngắn gọn về nội dung.
- Trường Logo cho phép Upload logo hay hình ảnh tượng trưng cho Sub-Community > Nhấp chọn Create cuối trang để hoàn thành.
- Sửa chữa 1 Top-LevelCommunity hay 1 Sub-Community
Từ giao diện quản trị (My DSpace) Click chọn Top-Level Community hay Sub-community muốn sửa chữa. sẽ xuất hiện giao diện Admin Tool > Trên giao diện Admin Tool > Click chọn Edid. Giao diện Edid Community hay Sub-Community xuất hiện. Lúc này tùy chọn vào từng trường để sửa chữa và cập nhật nội dung thông tin cho Community hay Sub-Community. Ví dụ: Trong Top-Level Community SÁCH ta chọn Sub-Community KHOA HỌC ỨNG DỤNG để sửa chữa (H.4).
 Figure 8 |
 Figure 9 |
Khi sửa chữa xong các thông tin > Click chọn Update để hoàn thành cập nhật cho Top –Level Community hay Sub-Community.
- Top-Level Community và Sub-Community không có chức năng quản lý tài liệu điện tử
- Tạo lập 1 Collection
 Figure 10 |
 Figure 11 |
- Trường Name Nhập tên Collection, ex. “KHOA HỌC TỰ NHIÊN” “KHOA HỌC XÃ HỘI”
- Trường Short Discription: Mô tả ngắn gọn về nội dung.
- Trường Logo cho phép Upload Logo hay hình ảnh tượng trưng cho Collection.
- Nhấp chọn NEXT sẽ xuất hiện giao diện Authorization to Submit (H.5) > nhấp chọn Select E-People > Giao diện danh sách E-People xuất hiện > Bạn phải chọn từng người trong danh sách (những người này có quyền biên mục và sửa chữa Collection này) > Nhấp chọn NEXT.
- Giao diện Update Collection xuất hiện> Nhấp chọn Update để hoàn thành việc tạo 1 Collecto.n
 Figure 12 |
 Figure 13 |
Sau khi tạo lập các Collection chúng ta tiến hành biên mục tài liệu cho từng Collection.
- Biên mục tài liệu cho Collection
Sau khi đã chọn tài liệu theo từng chủ đề của các Collection và lưu trữ vào nơi qui định ta tiến hành biên mục cho từng Collection.
Từ giao diện trang chủ của Dspace ta chọn Collection trang Community and Collecton List Ex. Ta chọn Collection VĂN HỌC VIỆT trong Sub-Community VĂN HỌC của Top-Level Community SÁCH.
Giao diện của Collection VĂN HỌC VIỆT xuất hiện ta Click chọn Submit to Collection gio diện Submit: Describe Your Item 1 xuất hiện (H.6)
 Figure 14 |
 Figure 15 |
(H.7 Giao diện Submit to Collection & Giao diện Describe Your Item 1)
- Đánh dấu mật định vào các ô theo chức năng biên mục > Click chon NEXT
- Giao diện Describe Your Item 2 xuất hiện (H.7)
- Tiến hành biên mục cho các trường theo các qui định như trên, sau khi hoàn thành biên mục > Click chọn Next
- Giao diện Describe 3 xuất hiện (H.7) cho phép biên mục các trường Subject, Abstract, Sponsors, Description.
 Figure 16 |
(H.8 Giao diện Describe Your Item 2 & Giao diện Describe Your Item 3)
 Figure 17 |
- Giao diện Upload a File > Click Browser File > Chọn File đã lưu trữ trong máy > Click chọn Next.
- Giao diện File Upload Successfully xuất hiện. Kiểm tra có đúng đường dẫn chưa, hoặc Upload thêm File khác thì Click chọn vào Add Another File > Click chọn Next.
Giao diện Verify Submission xuất hiện, giao diện này cho phép kiểm tra lại toàn bộ các trường mà ta biên mục, nếu có sự thay đổi nào thì dùng các tuỳ chọn bên phải để sửa đổi > Click chọn Next để hoàn thành.
Figure 18
(H.9 Giao diện Upload a File & Giao diện File Upload Successfully)
 Figure 19 |
- Giao diện Licence xuất hiện: đây là giao diện cho phép chúng ta xác định lại quyền xuất bản tài liệu lên Collection, nếu đồng ý > Click chọn I Grand Licence, nếu không đồng ý > Click chọn I do Not Grand Licence để hoàn thành việc biên mục và Upload File cho tài liệu. Màn hình sẽ xuất hiện giao diện Submission Complete.
 Figure 20 |
 Figure 21 |
Như vậy chúng ta đã biên mục hoàn chỉnh cho một tài liệu lên Collection và bây giờ chúng ta có thể tìm kiếm tài liệu của chúng ta bằng cách sử dụng Seach trong Dspace hay sử dụng công cụ Brower liệt kê đến Collection Sách > Văn học > Văn học việt để chọn tựa sách “Đất rừng phương Nam”
- Dạng Show Simpe Item Record.
- Dạng Show Full Record.
 Figure 22 |
(H.11 Dạng Show Simpe Item Record & Dạng Show Full Record)
 Figure 23 |
- Sửa chữa 1 biểu ghi trong Collection của Dspace:
Trong DSpace cho phép chúng ta sửa chữa 1 biểu ghi nào đó nếu có lỗi trong quá trình biên mục, ta tìm kiếm và chọn tài liệu cần sửa chữa View ở dạng Show Simple Item Record hay dạng Show Full Record > Click chọn Edid
- Giao diện Edit Item xuất hiện cho phép chúng ta sửa chữa trực tiếp 15 trường trong biểu ghi đồng thời cũng có thể thêm trường lặp và trường con bằng các dùng Add hay bỏ các trường dùng Remove.
- Giao diện này cũng cho phép Upload thêm File trong Add Bitstreams
- Nếu có sửa chữa > Click chọn Update để hoàn tất việc sửa chữa
 Figure 24 |
 Figure 25 |
(12. Giao diện Edid Item)
- Giao diện Edit Item cũng cho phép xóa hoàn toàn một biểu ghi bằng Delete Expunge ở góc phải của giao diện.
Comments, questions, feedback, criticisms?
Send feedback
More about this content: Metadata | Version History | Cite This Content
This work is licensed by Nguyen Tuyen. See the Creative Commons License about permission to reuse this material.
Last edited by Nguyen Tuyen on Feb 28, 2008 2:40 pm US/Central.