You are here: Home » Content » BAI BAO
Content Actions

BAI BAO

Module by: NGUYEN VINH HA

Summary: Trình bày khái niệm và nội dung các hoạt động của dịch vụ thông tin thư viện trong môi trường đại học. Xác định tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động loại hình dịch vụ này. Giới thiệu một sản phẩm dịch vụ thông tin có chọn lọc (SDI) được ứng dụng công nghệ thông tin và đang được sử dụng có hiệu quả tại Trung tâm Thông tin Tư liệu – ĐHĐN.

HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN
TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC
LIBRARY-INFORMATION SERVICES IN UNIVERSITIES
NGUYỄN VĨNH HÀ

Đại học Đà Nẵng

TÓM TẮT

Trình bày khái niệm và nội dung các hoạt động của dịch vụ thông tin thư viện trong môi trường đại học. Xác định tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động loại hình dịch vụ này. Giới thiệu một sản phẩm dịch vụ thông tin có chọn lọc (SDI) được ứng dụng công nghệ thông tin và đang được sử dụng có hiệu quả tại Trung tâm Thông tin Tư liệu – ĐHĐN.

ABSTRACT

This paper presents some concepts and content of library-information service in university environment. It also attempts to define the importance of information technology applications in the operation of this service. Finally, the paper introduces a selective dissemination of information service (SDI) product which has utilized information technology effectively at the Information Resources Center, Danang University.
Ngày nay, với vai trò là “khoa học lớn”, thông tin đã có giá trị quyết định đến phát triển kinh tế - xã hội. Với số lượng những người làm công tác nghiên cứu khoa học, đang tăng lên theo cấp số cộng, điều gì sẽ xảy ra khi mà sản phẩm của họ theo đó mà tăng lên theo cấp số nhân, phong phú hơn về nội dung, đa dạng hơn về hình thức? Tất cả đã tạo nên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến hiện tượng bùng nổ thông tin.
Xuất phát từ tình hình đó, việc sử dụng và tìm kiếm thông tin đang gặp không ít khó khăn, đó là vấn đề mà người dùng tin (NDT) đang phải đối mặt và các thư viện trường đại học cũng đang gặp nhiều thách thức. Chính vì vậy mà mô hình dịch vụ thông tin thư viện hình thành.
1. Dịch vụ thông tin thư viện (Information Service)
Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin thuộc nhóm nhu cầu tinh thần. Có nhu cầu chỉ cần ở mức giúp người sử dụng trao đổi được thông tin, trong khi đó, có nhu cầu, ngoài việc trao đổi thông tin, người sử dụng dịch vụ còn cần được cung cấp những thông tin cần thiết để thỏa mãn nhu cầu của họ.
Cho đến nay ch­ưa có một định nghĩa về dịch vụ được chấp nhận trên phạm vi toàn cầu. Tính vô hình và khó nắm bắt của dịch vụ, sự đa dạng, phức tạp của các loại hình dịch vụ làm cho việc định nghĩa dịch vụ trở nên khó khăn. Hơn nữa, các quốc gia khác nhau có cách hiểu về dịch vụ không giống nhau, phụ thuộc vào trình độ phát triển kinh tế của mỗi quốc gia. Để thấy rõ hơn sự khó khăn trong việc đưa ra khái niệm dịch vụ, chúng ta có thể thấy ngay cả trong GATS (Genaral Agreement on Trade in Services) cũng chỉ đư­a ra khái niệm dịch vụ bằng cách liệt kê dịch vụ thành 12 ngành lớn và 155 phân ngành khác nhau. Nhưng chúng ta có thể hiểu dịch vụ bằng cách tìm ra các đặc tính nổi bật và khác biệt của dịch vụ so với hàng hoá.
Một số đặc tính của dịch vụ
* Tính vô hình (intangibility)
Khác với sản phẩm, dịch vụ không tồn tại dưới dạng vật phẩm cụ thể, không nhìn thấy được, nắm bắt được hay nhận diện được bằng giác quan. Chính vì vậy mà khi muốn marketing cho các dịch vụ, cần phải tạo cho NDT biết tiềm năng của nó bằng cách cung cấp cho họ một cảm giác hữu hình về các dịch vụ đó.
* Tính không đồng nhất (heterogeneity)
Dịch vụ gắn chặt với người cung cấp dịch vụ. Chất lượng của dịch vụ phụ thuộc chặt chẽ vào cá nhân thực hiện dịch vụ (trình độ, kỹ năng,…) và hơn thế nữa đối với cùng một cá nhân, chất lượng dịch vụ nhiều khi cũng thay đổi theo thời gian.
* Tính không thể tách rời/chia cắt (inseparability)
Thông thường để thực hiện một dịch vụ, người cung cấp dịch vụ thường phải tiến hành một số bước hoặc thao tác đi liền với nhau, không thể tách rời nhau để thu được kết quả mà người mua dịch vụ mong muốn. Ví dụ, trong dịch vụ tìm kiếm thông tin, để có thể người cung cấp thông tin cần phải thực hiện một số bước sau đây:
  • phân tích nhu cầu,
  • xác định nguồn,
  • thực hiện quá trình tìm, và
  • gửi kết quả tìm
Các bước trên không thể được tiến hành độc lập, bởi vì, NDT không quan tâm tới các kết quả riêng lẻ, mà họ chỉ quan tâm đến kết quả mà họ nhận được có thỏa mãn nhu cầu của họ hay không.
2. Các hoạt động dịch vụ thông tin thư viện
Cung cấp tài liệu
  1. Cho mượn tài liệu (miễn phí)
  2. Dịch vụ tài liệu tham khảo (có thu phí)
  3. Dịch vụ dịch thuật
  4. Dịch vụ internet
  5. Phổ biến thông tin có chọn lọc
  6. Các dịch vụ trao đổi thông tin ( Hội thảo, Hội chơ, triển lãm,…)
  7. Đào tạo, v.v…
Sức mạnh của cơ quan thông tin - thư viện là ở khả năng tổ chức và cung cấp các dịch vụ thông tin theo yêu cầu và khả năng tạo ra các sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao. Và dịch vụ chỉ có thể triển khai tốt trên cơ sở những năng lực hiện có về nguồn tin và đội ngũ cán bộ thông tin chuyên nghiệp.
Một số yếu tố quyết định đến chất lượng dịch vụ thông tin thư viện:
Một là: Năng lực của người thực hiện dịch vụ hay các kỹ năng cần có:
Trong thư viện trường đại học ngày nay, năng lực chuyên môn của người thực hiện dịch vụ có ý nghĩa quyết định tới chất lượng của nó. Có thể hiểu một cách nôm na đó là các kỹ năng mà người thực hiện cung cấp thông tin phải có, đó là:
  • được đào tạo chuyên môn
  • biết trò chuyện với khách hàng (khả năng hiểu đầy đủ và chính xác nhu cầu của NDT)
  • khả năng ngoại ngữ (để có thể tổng hợp tin từ nhiều nguồn tài liệu và hiểu rõ tâm lý NDT, và còn giúp NDT vượt qua rào cản ngôn ngữ để họ tiếp cận được với thông tin)
  • khả năng sử dụng các nguồn thông tin (nguồn tin trên giấy, nguồn tin không phải là sách (nonbook material), v.v…
  • khả năng sử dụng trang thiết bị hiện đại để khai thác các nguồn tin
  • có khả năng tư vấn/hướng dẫn, và v.v…
Cán bộ thông tin thư viện là cán bộ khoa học và đặc tính lao động của họ về cơ bản cũng mang tính sáng tạo. Tuy nhiên, vai trò của thông tin và cán bộ thông tin thư viện có được coi trọng đúng với chức năng, nhiệm vụ của họ hay không là vấn đề cần phải bàn.
Hai là: Trang thiết bị kỹ thuật/ công cụ công nghệ hỗ trợ:
Thông tin ngày càng trở nên quá tải, nhu cầu thông tin của NDT cũng ngày càng đòi hỏi nhiều hơn và ở mức độ chất lượng cao hơn (chất lượng, chính xác và kịp thời), chỉ có trang thiết bị hiện đại mới có để thực hiện việc truyền tải thông tin, và các thiết bị được trang bị đó trong cơ quan thông tin /thư viện phải đòi hỏi phải mang tính đồng bộ.
Bên cạnh trang thiết bị hiện đại, các công cụ hỗ trợ để cung cấp thông tin cho NDT cũng cần phải quan tâm đến, đó là các phần mềm ứng dụng chuyên biệt cho hệ thống cơ quan thông tin – thư viện. Một trong số phần mềm ứng dụng để thực hiện công tác dịch vụ cung cấp thông tin mà hiện nay đang được triển khai tại Trung tâm Thông tin Tư liệu - Đại học Đà Nẵng đó là SDILRC.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin
Một trong những đặc tính của thông tin là “kịp thời” (timeliness) - điều này có thể hiểu một cách đơn giản rằng NDT sẽ nhận được ngay thông tin khi họ cần. Vì vậy, để đạt được hiệu quả về việc cung cấp thông tin cho NDT, hoạt động thông tin thư viện phải tạo ra nhiều cơ hội cho NDT, nghĩa là cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo hơn và đa chiều hơn. Do vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông đã làm cho việc phổ biến tri thức của nhân loại trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Thực tế, công nghệ thông tin đã và đang giúp cho đội ngũ giảng viên hay sinh viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thức chuyên môn trong hoạt động nghiên cứu của mình.
Trách nhiệm của những người làm công tác quản lý thông tin trong một trường đại học là làm thế nào để giúp cho đội ngũ giảng viên hay sinh viên có được những thông tin có ý nghĩa và hữu ích. Với vai trò của người quản lý thông tin, chúng tôi nhận thức được giá trị mới của một thư viện đại học ngày nay là "đáp ứng nhu cầu thông tin một cách có hiệu quả … từ rất nhiều nguồn thông tin qua công nghệ mới".
Ứng dụng tin học trong công tác thông tin – thư viện thường tập trung vào việc lưu trữ, tìm kiếm và tạo ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin. Đặc điểm của các hoạt động này là thường xuyên phải quản lý một khối lượng tài liệu lớn và được khai thác lặp đi lặp lại nhiều lần.
Do vậy, tin học hóa hoạt động thông tin – thư viện là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin – thư viện hiện nay.
Trong phạm vi bài viết này, tác giả xin nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc (SDI) đến cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường đại học. Dịch vụ này đã và đang dần được nhiều thư viện trường đại học quan tâm và sử dụng, NDT có cơ hội để được hưởng dịch vụ này, nó được phát triển trên cơ sở sử dụng máy tính điện tử (MTĐT). Trung tâm Thông tin đại học Đà Nẵng đã và đang triển khai loại hình dịch vụ này (SDILRC) và bước đầu đã thu được kết quả khả quan.
- SDI là một qui trình lưu trữ thông tin mà nó cho phép NDT (có thể là cá nhân hay nhóm người dùng) nhận thông tin liên quan một cách tự động thông qua bản mô tả (profile).
- SDI là một phương thức chủ động nhằm cung cấp cho NDT những thông tin mới, phù hợp /liên quan với yêu cầu thường xuyên đã được đăng ký trước của họ.
- SDI là dịch vụ cung cấp cho NDT những thông tin cập nhật theo một chủ đề nhất định. Những thông tin này được chọn ra từ tất cả các bản mô tả (profile) nội dung tài liệu (document profile – DP) mà cán bộ cung cấp thông tin mới nhận được trong thời gian đó. Có thể hiểu mỗi NDT sẽ tương ứng với một kiện/gói chứa các thông tin thích hợp với NDT mà nhà cung cấp dịch vụ tạo ra.
Cơ cấu của SDI bao gồm các bước sau:
  1. Lựa chọn tài liệu và nhóm người dùng
  2. Mô tả tài liệu / document profile (DP)
  3. Mô tả người dùng/ user profile (UP)
  4. Tương thích giữa tài liệu và yêu cầu của UP
  5. Phổ biến/thông báo đến cho UP
  6. Phản hồi từ UP
Sơ đồ hệ thống dịch vụ SDI
Hình 1
Vì dịch vụ SDI được phát triển trên cơ sở sử dụng hệ thống MTĐT và cho phép phổ biến thông tin tự động hóa nên chúng tôi tạm dùng Visual basic 6 và Microsoft access để xây dựng hệ thống, vì Visual basic 6:
  • Dễ dàng, thuận tiện và mạnh
  • Như một ngôn ngữ lập trình hướng tới đối tượng đầy đủ
  • Tính năng ngôn ngữ như tăng cường năng lực Internet
  • Tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn
  • Có khả năng liên lạc với các ứng dụng Windows khác
  • Được phát triển trong thế hệ VB 6 và Microsoft access được dùng như chương trình phụ trợ.
Còn Microsoft access thì:
  • Có khả năng quản lý, bảo trì và khai thác số liệu được lưu giữ một cách có hệ thống dựa trên hệ điều hành Windows
  • Thiết kế chương trình ứng dụng ở dạng đơn giản
  • Có thể ứng dụng cùng với chương trình ứng dụng khác trong Microsoft office

Nguyên lý của hệ thống

Các UP được mô tả và ghi lại ở dạng đọc được trên máy. Nguyên lý được áp dụng chủ yếu trong dịch vụ SDI tự động hóa là xử lý theo bó (batch processing), các UP được đối chiếu với DP. Tương tự như quá trình xử lý thông tin tự động hóa, khi một tài liệu mới được đưa vào hệ thống, biểu ghi tài liệu (DP) sẽ được chuyển về dạng đọc được trên máy. Theo ấn định thời gian, DP sẽ được đối chiếu và kết quả có giá trị là giữa từ khóa của DP và UP là phải tương thích (matched) – công việc do hệ thống điều khiển.
Hình 1: Giao diện cơ sở dữ liệu tài liệu
Hình 2
Khi DP phù hợp với một UP, nó sẽ được ghi lại. Sau đó, các thông tin thích hợp sẽ được gửi cho UP, thường là thông qua mạng từ hệ thống tới trạm NDT. Dạng dịch vụ này theo chế độ online.

Hình 2: Giao diện tương thích giữa DP và UP

Hình 3
Dịch vụ SDI là một trong số những dịch vụ rất hữu ích và cơ bản đối với các cơ quan thông tin và thư viện. Dịch vụ SDI rất cần được phổ biến và triển khai không chỉ trong phạm vi thư viện trường đại học, mà còn các cơ quan thông tin liên quan.
Tóm lại: tháng 7/2000, các nước G8 đã ra Hiến chương Okinawa về một xã hội thông tin toàn cầu, trong đó khẳng định: "Công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông là một trong các động lực chính tạo nên bộ mặt thế kỷ 21. Nó tác động sâu sắc đến cách thức chúng ta đang sống, học tập và làm việc; đến cách thức Nhà nước giao tiếp với dân chúng. CNTT nhanh chóng trở thành một bộ phận sống còn, quyết định sự phát triển của nền kinh tế thế giới. Nó cũng tạo ra những thách thức kinh tế, xã hội trước các cá nhân, doanh nghiệp, cộng đồng ở mọi nơi trên trái đất nhằm đạt hiệu quả và tính sáng tạo cao hơn. Tất cả chúng ta cần nắm bắt cơ hội này".
4. Thay cho lời kết luận
Mức độ phát triển của sự nghiệp thông tin - thư viện là thước đo trình độ văn minh của mỗi quốc gia, như một vị lãnh đạo nhà nước Singapore đã khẳng định: “Số phận của mỗi quốc gia tuỳ thuộc vào việc người dân ở đó sử dụng một cách có hiệu quả thông tin, tri thức và công nghệ, đó là mấu chốt của sự thành đạt kinh tế, chứ hoàn toàn không phải do các nguồn dự trữ tài nguyên thiên nhiên phong phú...”

TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Đoàn Phan Tân, Thông tin học, H., Đại học quốc gia Hà Nội, 2001.
  2. Đoàn Phan Tân, Tin học hóa trong hoạt động thông tin thư viện, H., Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001.
  3. Trần Mạnh Tuấn, Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, H., Trung tâm Thông tin và Công nghệ Quốc gia, 1998.
  4. Miguel E. Ruiz, Introduction and basic definitions of information.
  5. Yvonne J. Chandler, Libraies & Librarians: A link between legal information service & firm productivity.
  6. Nguyễn Bình Minh, Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về thương mại dịch vụ và dịch vụ thương mại ở Việt Nam, Trường Đại học Ngoại thương, Web...
  7. Nguyễn Minh Hiệp, Sử dụng Phần mềm nguồn mở Thư viện số Greenstone để xây dựng Kho tài nguyên học tập nhằm nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực, Báo cáo tham luận.
  8. Nguyễn Vĩnh Hà, Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, Luận văn Thạc sĩ Khoa học, 2001.

Comments, questions, feedback, criticisms?

Send feedback