Đọc thư

Đặt cờ báo/ bỏ cờ báo đánh dấu thư

Cách thức đặt cờ đánh dấu một bức thư Chức năng đặt cờ đánh dấu cho thư trong hộp Inbox giúp bạn có thể lưu tâm hơn đến các bức thư mà bạn coi là quan trọng, ví dụ như những thư cần giải quyết ngay. Để tiến hành đặt cờ cho thư, thao tác như sau:Nhấn chuột vào bức thư cần đánh dấu trong thư mục InboxNhấn chuột vào menu Message, chọn chức năng Flag Message

Chức năng đặt cờ đánh dấu thư

Bức thư sau khi được đặt cờ đánh dấu Để gỡ bỏ cờ đánh dấu khỏi một bức thư Nhấn chuột vào bức thư có đánh dấu cờ, sau đó di chuyển chuột lên chọn menu Message. Nhấn chuột vào mục Flag Message trong menu đó để gỡ bỏ cờ cho bức thư.

Gỡ bỏ cờ cho bức thư Chú ý: Cùng là các chức năng đánh dấu thư quan trọng nhưng biểu tượng dấu chấm than màu đỏ xác định đó là thư quan trọng, có độ ưu tiên cao… được thiết đặt do phía người gửi đánh dấu. Còn biểu tượng đặt lá cờ đánh dấu thư quan trọng là do bạn (phía người nhận) quyết định

Đánh dấu một thư là chưa đọc hay đã đọc Để đánh dấu một thư như là chưa đọc Đôi khi bạn cũng cần đánh dấu một bức thư nào đó như là mình chưa đọc bức thư này (cho dù là bạn đã đọc bức thư đó rồi, và bức thư đó đang có biểu tượng chiếc phong bì đã được mở). Để làm điều này, bạn làm như sau: Nhấn chuột phải vào bức thư cần đánh dấu, chọn Mark as Unread

Đánh dấu thư như là chưa đọc Để đánh dấu một bức thư là đã đọc Có bạn sẽ hỏi, tại sao phải đánh dấu một bức thư là thư đã đọc? Câu trả lời là: có rất nhiều lý do để làm chuyện này, tuỳ thuộc vào mục tiêu của người sử dụng. Giả sử như, bức thư đó bạn đã đọc ở trên Server thông qua webmail rồi và bây giờ bức thư được tải về Outlook, bạn không cần phải đọc lại nữa và bạn cũng không muốn nó được đánh dấu là chưa đọc để đỡ nhầm với những thư thực sự chưa đọc khác. Như vậy, bức thư đó cần được đánh dấu là đã đọc. Bình thường, để chuyển trạng thái một bức thư chưa đọc sang một bức thư đã được đọc, bạn chỉ cần nhấn chuột vào bức thư đó rồi đợi trong vòng vài giây (Do động tác nhấn chuột vào thư có nghĩa là chọn đọc bức thư đó). Tuy nhiên, trong trường hợp bạn cần đánh dấu một số lượng nhiều hơn 2 bức thư là thư đã đọc, bạn cần lựa chọn các bức thư cần đánh dấu, nhấn chuột phải, chọn Mark as Read.

Đánh dấu thư là đã đọc

Mở tệp đính kèm thư; ghi lại tệp đính kèm lên máy Để mở một tệp tin đính kèm Cách 1: Bạn nhấn chuột vào bức thư có biểu tượng tệp tin đính đính kèm, biểu tượng đính kèm đó sẽ hiện ra to hơn (vùng đánh dấu). Nhấn chuột vào biểu tượng này, tên của tệp tin đính kèm sẽ hiện ra. Bạn tiếp tục nhấn vào tên tệp tin này

Truy xuất đến tệp tin đính kèm Một cửa sổ hiện ra, bạn có thể lựa chọn chức năng mở tệp tin đính kèm bằng cách chọn mục Open it

Lựa chọn mở tệp tin đính kèm Cách 2: Bạn có thể mở tệp tin đính kèm bằng cách nhấn đúp chuột vào bức thư có biểu tượng tệp tin đính kèm, một cửa sổ mới sẽ hiện ra chứa nội dung bức thư và tệp tin đính kèm đó (hình minh hoạ)

Lựa chọn mở tệp tin đính kèm, cách 2 Để mở tệp tin đính kèm trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào tệp tin đó, hệ điều hành sẽ tự động tìm phần mềm phù hợp để mở tệp tin đó ra hoặc thực thi tệp tin đó nếu đó là tệp tin thực thi được (có đuôi .exe - executable) Để sao lưu tệp tin đính kèm vào máy tính Cách 1:Giống như cách 1 của mở tệp tin đính kèm, tuy nhiên khi có cửa sổ yêu cầu hiện ra, bạn nhấn chuột lựa chọn mục Save it (hình 5.1.3.1 ) Cách 2:Nhấn chuột chọn bức thư có tệp tin đính kèmNhấn chuột vào menu File và chọn Save Attachments. Nếu thư có nhiều hơn một tệp tin đính kèm hộp thoại Save Attachments sẽ xuất hiện và cho phép bạn chọn những tệp tin muốn lưu lại. Chọn các tệp tin theo yêu cầu và nhấn chuột vào nút OKHộp thoại Save Attachment hoặc Save All Attachments sẽ xuất hiện. Chọn thư mục muốn lưu và nhấn chuột vào nút SaveNhấn chuột vào nút Close để đóng hộp thoại Save Attachments.

Lựa chọn sao lưu tệp tin đính kèm, cách 2

Gửi thư trả lời

Dùng chức năng trả lời thư người gửi (reply to sender) và trả lời tất cả (reply to all) Để trả lời một bức thư Trong thư mục Inbox, chọn bức thư mà bạn muốn trả lời Nhấn chuột vào biểu tượng Reply trên thanh công cụ (hình minh hoạ)

Chức năng trả lời thư Bạn sẽ thấy địa chỉ của người gửi thư cho bạn lúc này đã được tự động điền vào mục To (Gửi tới), tiêu đề bức thư người đó gửi cho bạn cũng được tự động điền vào mục Subject (tiêu đề), nhưng trước đó có chữ Re:, có nghĩa là Trả lời cho nội dung …(Re là viết tắt của chữ Reply - Trả lời).

Màn hình viết thư trả lời, mục To và Subject đã được tự động điền vào Sau khi gõ nội dung trả lời, bạn có thể nhấn chuột vào nút Send trên thanh công cụ của hộp thoại Message để gửi thư đi. Nhận xét: Chức năng Reply giúp bạn có thể nhanh chóng trả lời cho người gửi thư cho mình mà nhiều khi không cần quan tâm họ có địa chỉ mail như thế nào do chức năng tự động điền địa chỉ người gửi vào phần người sẽ nhận. Ngoài ra, việc tiêu đề bức thư trả lời giữ nguyên tiêu đề thư cũ, cộng thêm chữ Re: khiến cho bạn có thể dễ dàng nhận ra thư này là trả lời cho vấn đề này, thư kia cho vấn đề kia, và tiến trình thư đi, thư lại đến mức nào rồ thông qua số lượng chữ Re ở phía trước… Để trả lời người gửi và mọi người nhận khác Bạn nhận được một bức thư, không những gửi cho bạn mà còn gửi cho nhiều người khác nữa (ví dụ như một bức thư nhắc nhở cả nhóm cần hoàn thành công việc). Bạn muốn trả lời lại người gửi, đồng thời muốn cho cả những người mà đã được nhắc nhở biết thông tin trả lời của bạn, bạn nhấn vào nút Reply to all

Bạn muốn trả lời cho cả những người được gửi kèm Hộp thoại soạn thư trả lời sẽ hiện ra, giống như cửa sổ Reply, nhưng khác ở chỗ là phần người nhận sẽ hiện tất cả những người có liên quan đến bức thư đó. Bạn tiếp tục gõ vào nội dung thư của bạn và nhấn chuột vào nút Send trên thanh công cụ của hộp thoại Message để gửi đi

Bức thư sẽ được gửi đến tất cả những người liên quan

Trả lời có kèm thêm thư gốc, không kèm thêm thư gốc Trong chức năng trả lời thư, theo mặc định, nội dung lá thư gốc luôn hiện ra phía dưới cửa sổ soạn thư trả lời để giúp người trả lời có thể trích dẫn những thông tin mà người gửi hỏi để từ đó trả lời sát với nội dung thảo luận. Nội dung thư gốc thường đi sau chữ ---Original Message---, hoặc chữ Sender wrote that (người gửi viết rằng) Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập chức năng mặc định cho các bức thư trả lời là có kèm nội dung thư gốc hay không, cách thức thiết đặt như sau: Để đặt chức năng trả lời có kèm theo hoặc không kèm theo nội dung thư gốc Mở thư mục Inbox Nhấn chuột vào menu Tools và chọn Options để hiển thị hộp thoại Options

Chọn mục Options trong menu Tools Hộp thoại Options sẽ hiện ra, chọn mục Send như hình minh hoạ

Chọn mục Send trong cửa sổ Options Chọn Include message in reply (có chứa nội dung thư gốc) Chọn Reply to message using the format which they were sent (Sử dụng lại định dạng của thư đã từng gửi cho mình)

Gửi thư

Khởi tạo một bức thư mới Để khởi tạo một bức thư mới Chọn biểu tượng Create Mail trên thanh công cụ Hoặc nhấn Ctrl + N để hiển thị cửa sổ New Message cho phép soạn thư (hình minh hoạ).

Chức năng soạn mới một bức thư Một cửa sổ sẽ hiện ra, sẵn sàng đợi bạn nhập liệu các thông số cho bức thư mới

Cửa sổ soạn mới một bức thư

Điền một địa chỉ thư vào trường ‘To…’ Để chỉ rõ người nhận thư là ai Gõ địa trực tiếp chỉ email của người nhận vào hộp địa chỉ To…:

Gõ địa chỉ email người nhận vào mục To Bạn cũng có thể lựa chọn địa chỉ bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng quyển sổ ở cạnh nút To… để sử dụng chức năng chọn tên trong danh mục (Select Names). Sử dụng hộp thoại Select Receipients Nhấn chuột vào nút To để mở hộp thoại Select Receipients Chọn tên người nhận từ trong danh sách. Sau đó quyết định sẽ gửi thư cho những ai bằng cách chọn tên người đó và nhấn vào nút To -> để chuyển sang phần gửi tương ứng. Tiếp tục lặp lại các thao tác như trên để có thể gửi thư cho nhiều người Nhấn chuột vào nút OK để đóng hộp thoại Select Receipientsvà quay lại cửa sổ Message

Nhanh chóng chọn người nhận thư trong sổ địa chỉ

Sử dụng chức năng CC và BCC CC, BCC là gì? CC có nghĩa là Carbon Copy (bản sao theo lối giấy than) và BCC có nghĩa là Blind Carbon Copy (bản sao bí mật). Cả hai chức năng CC và BCC đều cho phép bạn không những gửi thư cho người này mà còn đồng thời gửi nội dung đó cho nhiều người khác nữa. Tuỳ theo tính chất công việc mà bạn chọn người nhận theo kiểu CC hay BCC. Nếu muốn công khai, bạn chọn CC, trong khi nếu không muốn cho người nhận biết mình còn gửi cho 1 người khác nữa, bạn chọn địa chỉ người được gửi bản sao theo kiểu BCC.

Gửi bản sao của thư theo hình thức CC Gõ vào mục To địa chỉ bạn muốn gửi chính, mục CC địa chỉ của người cũng sẽ nhận được nội dung bức thư này.

Gửi thư cho người mục To và đồng gửi công khai cho người ở mục CC Trong ví dụ trên, bức thư sẽ được gửi tới cả hai địa chỉ và cả hai người này đều biết rằng ngoài mình ra, người kia cũng nhận được bức thư có nội dung tương tự. Gửi bản sao của thư theo hình thức BCC Thao tác giống như hình thức CC, chỉ khác là người được điền địa chỉ trong mục BCC sẽ không bị những người khác biết rằng lá thư này cũng đồng thời gửi cho người đó.

Phối hợp chức năng gửi công khai và gửi ẩn Trong ví dụ trên, bức thư sẽ được gửi tới cả ba địa chỉ, tuy nhiên, 2 người trên không biết rằng ngoài mình ra, thư còn được chuyển đến cả Ton That Nhat Khanh.

Thêm tiêu đề vào trường chủ đề thư ‘Subject’ Để đặt chủ đề (tiêu đề) cho bức thư Bạn cần nhớ lại các quy tắc xã giao trên mạng: Viết tiêu đề thư ngắn gọn, súc tích, chỉ nêu ý chính cần trao đổi... và nội dung này được bạn gõ vào mục Subject

Tiêu đề thư ngắn gọn, đi thẳng vào công việc

Dùng công cụ soát chính tả (nếu có) Chức năng kiểm tra chính tả tích hợp trong Outlook Express chỉ cho phép kiểm tra các từ bằng tiếng Anh, và như vậy, bạn chỉ có thể sử dụng chức năng này nếu bạn viết thư bằng tiếng Anh. Nếu muốn sử dụng chức năng kiểm tra chính tả tiếng Việt, bạn cần cài thêm các phần mềm tiện ích khác. Để kiểm tra lỗi chính tả (tiếng Anh) của bức thư Nhấn chuột vào vùng ký tự của cửa sổ Message Nhấn chuột vào menu Tools và chọn Spelling hoặc nhấn phím F7 để kiểm tra chính tả bức thư của bạn. Nếu Outlook gặp phải một từ sai chính tả thì hộp thoại Spelling sẽ hiện ra.

Kiểm tra chính tả cho bức thư đang soạn Từ sai chính tả sẽ được hiển thị trong hộp văn bản Not in Dictionary. Danh sách Suggestions hiển thị những gợi ý sửa lỗi.

Từ Helo sai, Outlook gợi ý bạn chuyển thành một trong những từ phía dưới Chọn từ gợi ý trong danh sách của Suggestions hoặc gõ một từ vào hộp văn bản Change to Ignore: Bỏ qua từ đó, cho dù không có trong từ điển nhưng đó là do dụng ý người viết Ignore All: Từ sau trở đi, cứ gặp từ đó là bỏ qua. Change: Thay thế từ mắc lỗi chính tả bằng từ trong hộp văn bản Change to Change All: Thay thế toàn bộ các từ như thế thành từ trong hộp văn bản Change to. Add: Thêm từ trong hộp văn bản Not in Dictionary vào trong từ điển Khi quá trình kiểm tra chính tả hoàn tất, hộp thoại dưới đây sẽ hiện ra. Nhấn chuột vào nút OK hoặc nhấn Enter để thoát ra

Kiểm tra chính tả cho bức thư đang soạn

Đính kèm tệp tin vào thư Để đính kèm một tệp tin vào bức thư đang soạn Ngoài nội dung thông tin gõ trong thư, đôi khi bạn còn muốn gửi thêm những tệp tin khác, như văn bản Word, bảng tính Excel, bài hát, đoạn phim…Việc đính kèm các tệp tin là không giới hạn về thể loại, còn số lượng các tệp tin được đính kèm thì tuỳ thuộc vào từng hệ thống thư tín điện tử. Chú ý, nếu muốn đính kèm cả một thư mục, bạn cần nén (compress) thư mục đó lại thành một tệp tin thì mới có thể gửi đính kèm được. Khi bạn đã gõ xong nội dung thư, muốn đính kèm theo tệp tin, bạn nhấn chuột vào biểu tượng Attach có hình kẹp ghim trên thanh công cụ, hoặc nhấn chuột vào menu Insert và chọn File Attachment…

Chức năng gửi tệp tin đính kèm Hộp thoại Insert Attachment hiện ra. Cần chọn tệp tin nào muốn đính kèm vào vào bức thư, bạn nhấn chuột chọn tệp tin đó rồi nhấn Attach (hình minh hoạ).

Chọn tệp tin sẽ đính kèm rồi nhấn Attach

Gửi thư với các mức ưu tiên cao /thấp Để thiết lập mức ưu tiên cho bức thư sắp gửi Đôi khi, bạn muốn báo cho người nhận hoặc hệ thống chuyển thư biết rằng đây là một bức thư quan trọng hoặc bình thường thôi, hoặc không quan trọng lắm… bạn cần phải thiết lập mức ưu tiên cho bức thư đó để người nhận hoặc hệ thống chuyển thư có thể dễ dàng nhận ra điều này để từ đó có những quyết định hợp lý. Nhấn chuột vào menu Message trên thanh công cụ, chọn Set Piority (thiết đặt mức ưu tiên) rồi chọn một trong 3 mức ưu tiênHigh: Thư có độ ưu tiên caoNormal: Thư có độ ưu tiên bình thườngLow: Thư có độ ưu tiên thấp

Chọn mức ưu tiên cao cho bức thư đang chuẩn bị gửi

Gửi thư theo một danh sách Để gửi thư cho một danh sách người nhận Trường hợp trả lời thư:Nếu bức thư đó từ một gửi cho nhiều người và bạn cũng nằm trong số nhận được, bạn nhấn chuột vào biểu tượng Reply All

và câu trả lời của bạn sẽ được chuyển tới người gửi và tất cả những người đã từng nhận được thư trước đó Trường hợp soạn mới một bức thưBạn có thể lần lượt điền địa chỉ thư của những người sẽ nhận bức thư này vào mục To (cách nhau bằng dấu chấm phảy) hoặc vào mục CC (đồng gửi)

Điền danh sách những người sẽ nhận thư vào mục To hoặc CC

Forward (chuyển tiếp) một thư Đôi khi, bạn nhận được một bức thư, sau đó bạn muốn người khác cũng đọc được bức thư này. Như vậy, bạn cần phải chuyển tiếp bức thư sang người đó. Để chuyển tiếp một bức thư Chọn bức thư mà bạn muốn chuyển tiếp; Nhấn chuột vào biểu tượng Forward trên thanh công cụ.

Bạn cần chuyển tiếp bức thư này Hộp thoại chuyển tiếp thư sẽ hiện ra. Gõ địa chỉ của người mà bạn muốn chuyển tiếp vào mục To hoặc nhấn nút To và lựa chọn từ hộp thoại Select Names. Bạn có thể gõ thêm vào nội dung thư cho người được chuyển tiếp biết những ý kiến của bạn khi chuyển lá thư này. Sau đó, bạn nhấn Send để gửi thư đi

Điền vào địa chỉ của người được chuyển tiếp thư đến

Sao chép, di chuyển và xoá Trong quá trình soạn thư, bạn luôn cần đến các kỹ năng soạn thảo cơ bản như lựa chọn, sao chép, di chuyển, xoá…(một từ, một câu, một đoạn, cả văn bản…) Trước khi thao tác lên bất kỳ đối tượng nào, bạn cần lựa chọn đối tượng đó, và sau đây là các thao tác lựa chọn cơ bản:

Thao tác chọn một từ trong cửa sổ soạn thảo (3 cách) Nhấn chuột vào chữ cái đầu (hoặc cuối) của từ đó, giữ và kéo chuột đến hết từ cần lựa chọn. Nhả tay ra. Nhấn chuột vào chữ cái đầu (hoặc cuối) của từ đó, giữ phím Shift và nhấn nút mũi tên cho đến khi nào toàn bộ từ đó được chọn. Nhả tay ra. Cách nhanh nhất: Nhấn đúp chuột vào từ cần chọn Thao tác chọn một dòng trong cửa sổ soạn thảo Cách nhanh nhất: Nhấn chuột 3 lần liên tiếp vào dòng cần lựa chọn.

Thao tác chọn tất cả các ký tự trong cửa sổ soạn thảo Nhấn Ctrl + A hoặc sử dụng lệnh Select All trong menu Edit

Sao chép, di chuyển một phần văn bản trong nội dung thư hay tới một thư khác Thao tác sao chép các ký tự từ một bức thư vào bộ nhớ đệm của HĐH (Clipboard) Trong cửa sổ chứa bức thư, chọn ký tự mà bạn muốn sao chép vào Clipboard Rồi thực hiện một trong 3 cách sauNhấn Ctrl +C Hoặc từ menu Edit, chọn Copy Hoặc nhấn luôn vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ chuẩn

Đánh dấu các ký tự rồi sao chép vào Clipboard Thao tác dán ký tự từ Clipboard vào một bức thư Bạn nhấn chuột vào nơi cần dán trong thư, để con trỏ chuột nhấp nháy ở đó Rồi thực hiện một trong 3 cách sau:Từ menu Edit, chọn Paste (dán)Hoặc nhấn Ctrl + VHoặc sử dụng biểu tượng Paste trên thanh công cụ Khi ấy nội dung của Clipboard sẽ được dán vào bức thư

Dán nội dung từ Clipboard vào trong văn bản Thao tác sao chép ký tự từ một thư này vào một thư khác Tương tự như các cách thức đã trình bày ở trên, trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự mà bạn muốn sao chép rồi nhấn Ctrl + C Mở bức thư mà bạn muốn dán nội dung của Clipboard vào đó, định vị điểm chèn trong bức thư đó rồi nhấn Ctrl + V Thao tác cắt ký tự từ một bức thư Trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự mà bạn muốn cắt vào Clipboard Từ menu Edit, chọn Cut Hoặc nhấn Ctrl + X Hoặc sử dụng biểu tượng Cut trên thanh công cụ chuẩn Thao tác di chuyển ký tự từ một bức thư này đến một bức thư khác Trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự mà bạn muốn di chuyển Nhấn Ctrl + X Mở bức thư mà bạn muốn dán nội dung của Clipboard vào đó, định vị điểm chèn trong bức thư đó rồi nhấn Ctrl + V.

Sao chép một phần từ văn bản khác vào bức thư

Thao tác sao chép ký tự từ một ứng dụng vào một bức thư Mở ứng dụng (ví dụ Word) và chọn ký tự mà bạn muốn copy vào bức thư, nhấn Ctrl + C; Hiển thị bức thư mà bạn muốn dán nội dung của Clipboard vào đó, định vị điểm chèn trong bức thư đó rồi nhấn Ctrl + V.

Xoá các ký tự trong một bức thư

Thao tác xoá ký tự trong một bức thư Trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự mà bạn muốn xoá rồi nhấn Delete

Thao tác xoá ký tự ở bên trái con trỏ Nhấn phím Backspace để xoá ký tự ở bên trái con trỏ

Thao tác xoá ký tự ở bên phải con trỏ Nhấn phím Delete để xoá ký tự ở bên phải con trỏ

Gỡ một tệp gắn kèm khỏi thư

Thao tác gỡ một tệp tin gắn kèm khỏi bức thư Mở bức thư có chứa tệp tin gắn kèm mà bạn muốn xoá Các biểu tượng xuất hiện ở đáy cửa sổ hiển thị thư sẽ thể hiện các tệp tin được gắn kèm Nhấn chuột vào tệp mà bạn muốn xoá rồi nhấn phím Delete